Datenschutzerklärung
1. Allgemeines
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über den Umgang der Volkshochschule Eppingen, Gemmingen, Ittlingen, Kaiserstraße 1/1, 75031 Eppingen, vertreten durch Frau Jessica Wells – Geschäftsbereichsleitung Bildung & Freizeit (im Folgenden VHS) mit Ihren personenbezogenen Daten und dient dem Zweck, Sie insbesondere über die Verarbeitung und Verwendung dieser Daten im Zusammenhang mit der Buchung und Wahrnehmung von Kursen und Veranstaltungen aufzuklären.
Personenbezogene Daten sind einzelne Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Das sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind und eine Identifizierung ermöglichen, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Nutzerverhalten. Maßgeblich ist die Begriffsbestimmung des Art. 4 Abs. 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
2. Verantwortlich für die Datenverarbeitung
Stadt Eppingen
Marktplatz 1
75031 Eppingen
07262 - 920 - 0
E-Mail: rathaus(at)eppingen.de
3. Kontaktdaten VHS
Volkshochschule Eppingen
Kaiserstraße 1/1
D-75031 Eppingen
Tel.: 07262/2069517 oder -18
Fax: 07262/2069519
E-Mail: vhs@eppingen.de
4. Behördliche Datenschutzbeauftragte
HEYDER + PARTNER Gesellschaft für Kommunalberatung mbH
Konrad-Adenauer-Str. 11
72072 Tübingen
E-Mail: datenschutz(at)eppingen.de
5. Voraussetzung der Datenverarbeitung
Die VHS verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in einem solchen Rahmen, der durch Rechtsvorschriften gestattet ist. Insbesondere werden nur solche Daten erhoben, die zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung oder zur Beendigung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen erforderlich sind, oder soweit Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben. Gleiches gilt für die Übermittlung Ihrer Daten.
6. Datenkategorien und Zwecke der Datenverarbeitung
Im Rahmen der Bearbeitung von Kursbuchungen (Anbahnung, Abschluss, Abwicklung und Rückabwicklung) und damit verbundenen Servicedienstleistungen (insbesondere Korrespondenz) erhebt die VHS folgende personenbezogene Daten:
• Name, Vorname
• Adresse
• Kontaktdaten (Telefon, Email)
• Geburtsdatum
• Bankverbindung
Die Bereitstellung dieser Daten ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage des Kursteilnehmers, als betroffene Person, erfolgen. Zu den vorgenannten Maßnahmen zählen insbesondere die Anmeldung, Erhebung des Entgelts und die Möglichkeit, den Teilnehmer bei kurzfristigen Änderungen oder Verschiebungen der Veranstaltung informieren zu können.
Die Nichtbereitstellung dieser personenbezogenen Daten hat zur Folge, dass die Buchung eines/einer seitens der VHS angebotenen Kurses/Veranstaltung nicht durchgeführt werden kann. Rechtsgrundlage für die Erhebung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO.
Sämtliche von Ihnen übermittelte personenbezogene Daten werden bis zur abschließenden Durchführung des Vertrags elektronisch gespeichert.
7. Newsletter
Wenn Sie sich zu unserem Newsletter anmelden, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Sie regelmäßig über unsere Angebote und Veranstaltungen zu informieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung wird Ihre E-Mail-Adresse nicht für diesen Zweck genutzt. Sie können sich von unserem Newsletter jederzeit und ohne Angabe von Gründen abmelden. Schicken Sie bitte dafür eine Nachricht an vhs@eppingen.de.
8. Kontaktformular
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Rechtsgrundlage hierfür ist je nach Fallgestaltung entweder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (die diesbezügliche Datenverarbeitung dient der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgt) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Ihnen die Möglichkeit zu bieten, sich jederzeit an uns wenden zu können und Ihre Anfragen beantworten zu können).
Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
9. Facebook und Instagram
Der Betrieb dieser Social-Media-Kanäle ermöglicht uns eine zeitgemäße Kommunikation mit Bürger*innen und ist ein Teil der Öffentlichkeitsarbeit der Stadt Eppingen. Daher erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer auf folgender Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg. Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die Sie uns übermittelt haben oder der Plattformbetreiber uns über Sie zur Verfügung gestellt hat.
Es ist nicht erforderlich, unsere Facebook- oder Instagram-Plattform zu nutzen, um mit uns in Kontakt zu treten oder Informationen über unsere Angebote zu erhalten. Alle relevanten Informationen erhalten Sie auch über diese Website oder wenn Sie uns direkt kontaktieren – siehe Punkte 2 und 3 dieser Datenschutzhinweise.
Wir weisen Sie darauf hin, dass die Benutzung sozialer Netzwerke dazu führen kann, dass Ihre Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Wie und welche Daten Meta Platforms Ireland Limited – der Anbieter von Facebook und Instagram – für seine Zwecke verarbeitet, ist uns nicht bekannt, weil Meta darüber keine ausreichenden Informationen zur Verfügung stellt.
Wenn Sie von Ihren Betroffenenrechten Gebrauch machen möchten (z.B. Auskunfts- oder Löschanfragen - Art. 15-21, 7 und 77 DSGVO), empfehlen wir Ihnen, Ihre Anfragen direkt an den Social-Media-Anbieter zu senden, weil nur die Plattformbetreiber den vollständigen Zugriff auf Ihre Daten haben.
Hilfreiche Links:
Datenrichtlinie von Meta Platforms Ireland Limited:
de-de.facebook.com/about/privacy
oder
instagram.com/about/legal/privacy
Einstellungen für Werbeanzeigen:
accountscenter.facebook.com/ad_preferences
10. Weitergabe von Daten
Die VHS gibt Kontaktdaten von Kurs-/ Veranstaltungsteilnehmern an die jeweiligen Kursleiter und Veranstalter weiter, um die Vorbereitung und Durchführung des Kurses zu ermöglichen. Nach Abschluss der gebuchten Veranstaltung werden die Daten durch diese gelöscht.
Die durch die vorbeschriebene Speicherung der personenbezogenen Daten / zur Erfüllung des Vertrags erhobenen Daten werden durch den nachfolgenden und seitens der VHS beauftragten IT-Dienstleister betreut:
Kufer Software GmbH
Geschäftsführer: Franz Seidl
Oderstraße 7
84453 Mühldorf a. Inn
Tel.: 08631/18599-0
Fax: 08631/18599-99
E-Mail: info@kufer.de
UStIdNr. DE129855754
11. Löschen von personenbezogenen Daten
Sofern nicht spezifisch angegeben, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der verfolgten Zwecke notwendig ist.
In einigen Fällen sieht der Gesetzgeber die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten vor, etwa im Steuer- oder Handelsrecht. In diesen Fällen werden die Daten von uns lediglich für diese gesetzlichen Zwecke weiter gespeichert (handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht 6 Jahre, steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht 10 Jahre), aber nicht anderweitig verarbeitet und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht.
Als Service der VHS kann eine separate Einwilligung des Kursteilnehmers zur Speicherung der personenbezogenen Daten für die zukünftige Teilnahme an Kursen oder Veranstaltungen erteilt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
12. Betroffenenrechte
• Recht auf Bestätigung und Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht, von uns eine unentgeltliche Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten nebst einer Kopie dieser Daten zu verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO)
In einer Reihe von Fällen sind Sie berechtigt, Berichtigung, Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") und Einschränkung der Bearbeitung (Sperrung) Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, solange dies gesetzlich zulässig und im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses möglich ist.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche Sie uns auf der Basis einer Einwilligung oder eines Vertrages bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, zu übermitteln oder von uns übermitteln zu lassen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, einer rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen, wenn sich dies aus Ihrer besonderen Situation begründet und unsere Interessen an der Verarbeitung nicht überwiegen.
• Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Sie haben das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber der VHS zu widerrufen; hierzu genügt eine entsprechende E-Mail an vhs@eppingen.de, dass die VHS die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf.
Bitte beachten Sie, dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung durch den Wiederruf Ihrer Einwilligung nicht berührt wird.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart; Tel.: 0711/615541-0, Fax: 0711/615541-15, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de.